Mangelmanagement mit KI für vermietete Immobilien
innoclix mm ist eine KI-gestützte Software für das Mängelmanagement: Mieter melden Mängel im KI-Chat, Verwaltung und Dienstleister bearbeiten sie im Portal, und jeder Schritt wird bis zur Erledigung lückenlos dokumentiert.
Was ist innoclix mm?
innoclix mm ist eine mandantenfähige SaaS-Webanwendung für das Mangelmanagement in vermieteten Immobilien – im Wohnungsbestand ebenso wie in der Gewährleistungsphase. Sie ersetzt Mängelanzeigen per Formular, E-Mail oder Telefon durch einen digitalen, nachvollziehbaren Prozess für alle Beteiligten.
- Mängelmeldung per KI-Chat: Mieter beschreiben den Mangel im Dialog statt im Formular.
- Strukturierte Meldung: Kategorie, Raum, Dringlichkeit und Gewerk werden vorbereitet und von Bearbeitern geprüft.
- Lückenloser Nachweis: Jeder Schritt steht in einer nicht veränderbaren Vorgangs-Timeline.
- Fristen im Griff: Automatische Erinnerungen und Eskalation nach SLA-Regeln je Priorität.
- Alle Beteiligten an einem Ort: Verwaltung, Gewährleistungsmanagement, Eigentümer, Generalunternehmer, Fachfirmen, Hausmeister und Mieter.
- Datenschutz: Hosting auf Servern in Deutschland, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
So funktioniert die digitale Mängelmeldung
Mieter anlegen
Die Verwaltung legt die Mieter manuell oder per CSV-/Excel-Import an. Mieter registrieren sich nicht selbst und melden nur für die eigene Wohnung; die Anmeldung erfolgt mit Mieternummer, Nachname und Einmalcode per E-Mail.
Mangel im KI-Chat melden
Der Assistent stellt gezielte Rückfragen – genau das, was Handwerker vor Ort brauchen – und erzeugt eine strukturierte Meldung. Fotos, Videos und PDF lassen sich anhängen und im Grundriss verorten; ein Sicherheitsnetz erkennt dringende Fälle wie Wasser, Heizungsausfall oder Aufzug.
Prüfen und beauftragen
Bearbeiter prüfen und korrigieren die KI-Felder – Menschen entscheiden, nicht die KI. Anschließend wird der Vorgang weitergeleitet, an den Generalunternehmer beauftragt oder mit einer Rückfrage an den Mieter versehen.
Termin abstimmen
Mieter geben Zeitfenster der nächsten zwei Wochen an; die Terminabstimmung läuft im Portal. Telefonisch vereinbarte Termine werden mit Gesprächspartner und Zeitpunkt protokolliert.
Erledigen und nachweisen
Der Mieter bestätigt die Erledigung. Lehnt der Generalunternehmer ab, geht der Vorgang zurück zur Prüfung – und jeder Schritt bleibt in der Timeline als Nachweis erhalten, etwa für Gewährleistungsansprüche.
Mängelmeldung per Formular oder per KI-Chat?
| Kriterium | Klassisches Formular | KI-Chat in innoclix mm |
|---|---|---|
| Erfassung | Mieter füllen vorgegebene Felder selbst aus. | Der Assistent fragt gezielt nach, was Handwerker vor Ort brauchen. |
| Ergebnis | Die Qualität hängt davon ab, was der Mieter einträgt. | Strukturierte Meldung mit Kategorie, Raum, Dringlichkeit und Gewerk. |
| Dringlichkeit | Muss von der Verwaltung selbst erkannt werden. | Ein Sicherheitsnetz erkennt dringende Fälle wie Wasser, Heizungsausfall oder Aufzug. |
| Kontrolle | Bearbeiter prüfen die Angaben. | Bearbeiter prüfen und korrigieren die KI-Felder; die KI ist nie alleinige Quelle. |
Funktionen im Überblick
KI-Chat für Mängelmeldungen
Gezielte Rückfragen statt Formular; die KI strukturiert, der Mensch entscheidet.
Vorgangs-Timeline
Jeder Schritt wird unveränderbar dokumentiert – als Nachweis gegenüber dem Generalunternehmer.
Erinnerungen & Eskalation
Automatische Erinnerungen und Eskalation bei Fristüberschreitung nach SLA-Regeln je Priorität.
Rollen & Rechte
Verwaltung, Gewährleistung, Eigentümer (Lesesicht), GU, Fachfirmen, Hausmeister, Mieter, Admin.
Terminabstimmung
Zeitfenster der nächsten zwei Wochen, Abstimmung im Portal, Telefonate protokolliert.
Fotos, Videos & Grundriss
Uploads mit Entfernung von Metadaten wie GPS; Verortung des Mangels im Grundriss.
Hosting in Deutschland
Server in Deutschland, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, optionale Virenprüfung.
API-first
Alle Funktionen über eine API verfügbar; eine mobile App ist geplant.
Häufige Fragen zu innoclix mm
Was ist innoclix mm?
innoclix mm ist eine KI-gestützte Software für das Mangelmanagement in vermieteten Immobilien, etwa im Wohnungsbestand und in der Gewährleistungsphase. Mieter melden Mängel im KI-Chat, Verwaltung und Dienstleister bearbeiten sie im Portal, und jeder Schritt wird bis zur Erledigung dokumentiert. Die mandantenfähige Webanwendung ist unter https://mm.innoclix.de erreichbar.
Wie läuft ein Mangel in innoclix mm ab – von der Meldung bis zur Erledigung?
Der Mieter meldet den Mangel im KI-Chat, die Verwaltung prüft die strukturierte Meldung und beauftragt die zuständige Firma. Termine werden im Portal abgestimmt, der Mieter bestätigt die Erledigung, und alle Schritte stehen in der Vorgangs-Timeline.
Wie unterstützt innoclix mm das Gewährleistungsmanagement?
Jeder Schritt eines Vorgangs landet in einer nicht veränderbaren Timeline. Damit lässt sich nachweisen, wann ein Mangel gemeldet, weitergeleitet und bearbeitet wurde – zum Beispiel für Gewährleistungsansprüche gegenüber dem Generalunternehmer.
Wie kommen die Mieter in das System?
Die Verwaltung legt die Mieter an – manuell oder per CSV- bzw. Excel-Import. Eine Selbstregistrierung gibt es nicht; so können nur berechtigte Personen Mängel melden.
Entscheidet die KI über die Mängel?
Nein – Menschen entscheiden, nicht die KI. Die KI bereitet die Meldung strukturiert vor (Kategorie, Raum, Dringlichkeit, Gewerk), ist aber nie alleinige Quelle: Bearbeiter prüfen die Angaben und korrigieren sie bei Bedarf.
Wo werden die Daten von innoclix mm gespeichert?
Die Daten liegen auf Servern in Deutschland (Hosting bei Strato). innoclix mm wird als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO betrieben.
Wer ist für die Mieterdaten datenschutzrechtlich verantwortlich?
Verantwortlicher für die Mieterdaten ist der Kunde, also Vermieter bzw. Verwaltung. Die DLC Ingenieurs- & Planungsgesellschaft mbH verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
Was kostet innoclix mm?
Die Preise für innoclix mm werden individuell auf Anfrage kalkuliert; fragen Sie gern über das Formular unter www.innoclix.de/demo/ an. Für Mieter und eingeladene Dienstleister ist die Nutzung kostenlos.
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